第一(yī)章：爲什麽需要保護桌面文檔

1.1文檔與行政辦公相輔相成
對于每個行政單位的公務人員(yuán)而言，每天至少有50%的時間與各種材料、報告、規劃文檔打交道。這些文檔資(zī)料是日常行政辦公至關重要的數據和信息之一(yī)，容不得半點差錯。雖然上下(xià)級的行文都通過OA等系統進行了管理和保存，但是我(wǒ)們還有大(dà)量正在進行的材料、素材、尚未正式成文的報告，這些文檔占比更高，甚至超過90%，與已經成文流轉在OA的制度、報告相比，而這90%與我(wǒ)們每個公務人員(yuán)日常的工(gōng)作息息相關。

每個人其實都會有自己的私人文檔資(zī)料庫：

√ 很多人都會習慣收集一(yī)些與自己本職崗位相關的資(zī)料，與本崗位相關的報告、專業相關的資(zī)料；

√ 有一(yī)些個人寫的不成文的資(zī)料，或者很多的曆史版本；

√ 正在做的，還沒正式提交的報告資(zī)料和方案；

這些資(zī)料随時可能存在風險，影響公務人員(yuán)的工(gōng)作：

√ 不小(xiǎo)心誤删除了；

√ OFFICE崩潰了，文檔損壞了；

√ 好不容易修改好，領導說上個版本更好，找不回來曆史版本；

√ 機器壞了，優盤感染病毒了；

很多人都喜歡用優盤來給自己的重要文件做個備份，但是優盤感染病毒的故事經常發生(shēng)，而且優盤丢失的情況也是有發生(shēng)，更重要的是，IT管理員(yuán)也不勝其煩，因爲病毒經常騷擾整個辦公網絡，所以很多單位都考慮如何取消優盤的使用。

另外(wài)，在科室内部，大(dà)家也經常需要共享，而通過郵件、QQ、内部IM等工(gōng)具，文件修改一(yī)次傳輸一(yī)次，對方修改後又(yòu)傳輸回來繼續修改，文檔反複修改反複傳輸，造成一(yī)份協作文檔多個版本，文檔協作非常不方便。

因此，我(wǒ)們需要達成以下(xià)目标：

● 實現公務員(yuán)的文檔安全保護，保護以文檔爲載體(tǐ)的信息化資(zī)産，避免誤删除、誤修改、感染病毒、優盤丢失導緻耽誤工(gōng)作，也需要考慮避免優盤當做共享介質，減少病毒隐患和風險。
● 推進科室内的辦公資(zī)料共享,同一(yī)科室，同一(yī)崗位的專業資(zī)料、參考資(zī)料可以共享，提升共享協作效率。
綜上，行政機關有必要減少一(yī)個公務員(yuán)的辦公文檔保護和共享平台，實現安全的公務員(yuán)桌面文檔保護和備份，并且能使得集中(zhōng)存儲的文檔得到高效流轉，能随時随地訪問，簡易的操作和使用，高效的科室内文檔分(fēn)享與協作。

第二章：解決方案：安全雲盤爲文檔辦公保駕護航

易享雲是愛數針對解決以上問題而研發的産品，它是專爲中(zhōng)小(xiǎo)用戶打造的安全雲盤，它可以幫助用戶方便的搭建一(yī)個統一(yī)的安全文檔備份和分(fēn)享平台。

2.1安全的文檔存儲和備份
● 2.1.1文檔數據自動同步實時保護

     可以實現文件的實時備份保護，任何在同步目錄下(xià)的文件修改即可實時同步備份，可以随時查看曆史版本，不小(xiǎo)心誤删除後，可以通過雲端回收站找回。

√. 曆史版本：PC客戶端操作的文件，系統全程記錄文件的修改曆史，用戶可通過曆史版本，找回所修改的文件内容。

√.雲端回收站，支持誤删除文件的回收，避免本地誤操作，基于文檔庫的回收站分(fēn)類，對于大(dà)規模企業文件而言，更加清晰。

2.2随時随地多終端訪問
易享雲可以支持PC客戶端訪問、網頁訪問、手機訪問、Pad訪問，并且文件的分(fēn)類一(yī)緻，無論在科室、在家、在出差路上，都能随時随地訪問，輕輕松松就能分(fēn)享。

圖2.1：多終端訪問

● 2.3.1觸發下(xià)載與Windows體(tǐ)驗

易享雲采用觸發下(xià)載機制，你看到了所有你有權限看的文件列表，但是文件是在雲端，隻有當你點擊文檔打開(kāi)時才下(xià)載，這個創新可以實現在Windows資(zī)源管理器下(xià)面的操作與自動同步備份。易享雲看到全部，使用少數，實時同步上傳，按需觸發下(xià)載，常用工(gōng)作資(zī)料，批量下(xià)載。

圖2.2 自動同步與Windows體(tǐ)驗
标 1代表文檔已經同步至本地; 2代表正在同步，3 代表在雲端未同步至本地
● 2.3.2全文檢索，快速找到想要的參考資(zī)料

      面對海量文檔中(zhōng)心，全文檢索是使用文檔的基礎，組織所有文檔集中(zhōng)存儲後，我(wǒ)們常常需要從海量數據中(zhōng)快速找到自己需要的文檔，易享雲全文檢索是在服務器端搜索，能根據搜索詞，将标題或内容有搜索詞的基于自身權限範圍内的文檔全部可搜索到，搜索到即可打開(kāi)查看。

● 2.3.3快速定位

有的時候，你知(zhī)道有這樣的文件，但是你卻不記得他的位置，隻記得模糊的文件名字。通過文件名關鍵詞就可以快速定位易享雲裏面任何有訪問的文檔了。

第三章：方案設計

3.1方案架構設計

根據用戶的整體(tǐ)數據大(dà)小(xiǎo)及用戶規模，推薦構建基于安全文檔共享協作解決方案，可以随時随地訪問，實現文檔的分(fēn)享與協作。拓撲圖如下(xià)：

1．易享雲：負責實現智能存儲中(zhōng)心的安全存儲、文檔共享與協作、數據保護。

2．訪問方式：易享雲支持PC客戶端訪問、網頁訪問、移動客戶端多種訪問方式靈活訪問，隻需在PC、手機、Pad下(xià)載易享雲客戶端，即可訪問，并且支持網頁訪問形式，無需下(xià)載客戶端即可快速訪問。

3.系統規劃：根據企業組織架構梳理用戶體(tǐ)系及文檔組織分(fēn)類，可靈活配置權限體(tǐ)系以及存儲空間，優化文檔共享協作效率。