桌面辦公文檔安全解決方案
日期:2016-02-16點擊率:3399
第一(yī)章:爲什麽需要保護桌面文檔
1.1文檔與行政辦公相輔相成
對于每個行政單位的公務人員(yuán)而言,每天至少有50%的時間與各種材料、報告、規劃文檔打交道。這些文檔資(zī)料是日常行政辦公至關重要的數據和信息之一(yī),容不得半點差錯。雖然上下(xià)級的行文都通過OA等系統進行了管理和保存,但是我(wǒ)們還有大(dà)量正在進行的材料、素材、尚未正式成文的報告,這些文檔占比更高,甚至超過90%,與已經成文流轉在OA的制度、報告相比,而這90%與我(wǒ)們每個公務人員(yuán)日常的工(gōng)作息息相關。
每個人其實都會有自己的私人文檔資(zī)料庫:
ü 很多人都會習慣收集一(yī)些與自己本職崗位相關的資(zī)料,與本崗位相關的報告、專業相關的資(zī)料;
ü 有一(yī)些個人寫的不成文的資(zī)料,或者很多的曆史版本;
ü 正在做的,還沒正式提交的報告資(zī)料和方案;
這些資(zī)料随時可能存在風險,影響公務人員(yuán)的工(gōng)作:
ü 不小(xiǎo)心誤删除了;
ü OFFICE崩潰了,文檔損壞了;
ü 好不容易修改好,領導說上個版本更好,找不回來曆史版本;
ü 機器壞了,優盤感染病毒了;
很多人都喜歡用優盤來給自己的重要文件做個備份,但是優盤感染病毒的故事經常發生(shēng),而且優盤丢失的情況也是有發生(shēng),更重要的是,IT管理員(yuán)也不勝其煩,因爲病毒經常騷擾整個辦公網絡,所以很多單位都考慮如何取消優盤的使用。
另外(wài),在科室内部,大(dà)家也經常需要共享,而通過郵件、QQ、内部IM等工(gōng)具,文件修改一(yī)次傳輸一(yī)次,對方修改後又(yòu)傳輸回來繼續修改,文檔反複修改反複傳輸,造成一(yī)份協作文檔多個版本,文檔協作非常不方便。
因此,我(wǒ)們需要達成以下(xià)目标:
l 實現公務員(yuán)的文檔安全保護,保護以文檔爲載體(tǐ)的信息化資(zī)産,避免誤删除、誤修改、感染病毒、優盤丢失導緻耽誤工(gōng)作,也需要考慮避免優盤當做共享介質,減少病毒隐患和風險。
l 推進科室内的辦公資(zī)料共享,同一(yī)科室,同一(yī)崗位的專業資(zī)料、參考資(zī)料可以共享,提升共享協作效率。
綜上,行政機關有必要減少一(yī)個公務員(yuán)的辦公文檔保護和共享平台,實現安全的公務員(yuán)桌面文檔保護和備份,并且能使得集中(zhōng)存儲的文檔得到高效流轉,能随時随地訪問,簡易的操作和使用,高效的科室内文檔分(fēn)享與協作。
第二章:解決方案:安全雲盤爲文檔辦公保駕護航
易享雲是愛數針對解決以上問題而研發的産品,它是專爲中(zhōng)小(xiǎo)用戶打造的安全雲盤,它可以幫助用戶方便的搭建一(yī)個統一(yī)的安全文檔備份和分(fēn)享平台。
2.1安全的文檔存儲和備份
l 2.1.1文檔數據自動同步實時保護
可以實現文件的實時備份保護,任何在同步目錄下(xià)的文件修改即可實時同步備份,可以随時查看曆史版本,不小(xiǎo)心誤删除後,可以通過雲端回收站找回。
ü 曆史版本:PC客戶端操作的文件,系統全程記錄文件的修改曆史,用戶可通過曆史版本,找回所修改的文件内容。
ü 雲端回收站,支持誤删除文件的回收,避免本地誤操作,基于文檔庫的回收站分(fēn)類,對于大(dà)規模企業文件而言,更加清晰。
2.2随時随地多終端訪問
易享雲可以支持PC客戶端訪問、網頁訪問、手機訪問、Pad訪問,并且文件的分(fēn)類一(yī)緻,無論在科室、在家、在出差路上,都能随時随地訪問,輕輕松松就能分(fēn)享。
圖2.1:多終端訪問
2.3簡易的操作和使用
l 2.3.1獨一(yī)無二的觸發下(xià)載與Windows體(tǐ)驗
易享雲采用觸發下(xià)載機制,你看到了所有你有權限看的文件列表,但是文件是在雲端,隻有當你點擊文檔打開(kāi)時才下(xià)載,這個創新是獨一(yī)無二的,可以實現在Windows資(zī)源管理器下(xià)面的操作與自動同步備份。易享雲看到全部,使用少數,實時同步上傳,按需觸發下(xià)載,常用工(gōng)作資(zī)料,批量下(xià)載。
圖2.2 自動同步與Windows體(tǐ)驗
标 代表文檔已經同步至本地; 代表正在同步, 代表在雲端未同步至本地
l 2.3.2全文檢索,快速找到想要的參考資(zī)料
面對海量文檔中(zhōng)心,全文檢索是使用文檔的基礎,組織所有文檔集中(zhōng)存儲後,我(wǒ)們常常需要從海量數據中(zhōng)快速找到自己需要的文檔,易享雲全文檢索是在服務器端搜索,能根據搜索詞,将标題或内容有搜索詞的基于自身權限範圍内的文檔全部可搜索到,搜索到即可打開(kāi)查看。
圖2.3:全文檢索
l 2.3.3快速定位
有的時候,你知(zhī)道有這樣的文件,但是你卻不記得他的位置,隻記得模糊的文件名字。通過文件名關鍵詞就可以快速定位易享雲裏面任何有訪問的文檔了。
圖2.4:快速定位
第三章:方案設計
3.1方案架構設計
根據用戶的整體(tǐ)數據大(dà)小(xiǎo)及用戶規模,推薦構建基于安全文檔共享協作解決方案,可以随時随地訪問,實現文檔的分(fēn)享與協作。拓撲圖如下(xià):
圖3.1拓撲圖
3.3方案設計說明
1.易享雲:負責實現智能存儲中(zhōng)心的安全存儲、文檔共享與協作、數據保護。
2.訪問方式:易享雲支持PC客戶端訪問、網頁訪問、移動客戶端多種訪問方式靈活訪問,隻需在PC、手機、Pad下(xià)載易享雲客戶端,即可訪問,并且支持網頁訪問形式,無需下(xià)載客戶端即可快速訪問。
3.系統規劃:根據企業組織架構梳理用戶體(tǐ)系及文檔組織分(fēn)類,可靈活配置權限體(tǐ)系以及存儲空間,優化文檔共享協作效率。